广西壹方慈善基金会项目财务管理细则

一、总则

1.1为了加强壹方慈善会对项目资金的使用和管理，根据壹方慈善会《项目管理制度》，以《中华人民共和国会计法》、《民间非营利组织会计制度》的原则和国家相关的财务准则为基础制定本细则。

1.2项目资金的管理和使用，必须符合国家有关财政、财务制度和本规定，专款专用，任何机构和个人不得截留、挤占和挪用。

二、项目资助原则

2.1凡壹方慈善会资助的项目，接受资助方或项目合作方，须严格履行壹方慈善会的申报程序，并接受壹方慈善会的各项管理规定；

2.2受资助机构或项目合作方须对资助项目独立建帐，独立核算，专款专用，并主动配合壹方慈善会财务人员或者委派的第三方机构进行审计。如出现违背资金使用规定的情况，壹方慈善会随时有权减少、停止或收回资助的资金，并追究违约一方的责任。

三、立项阶段

3.1项目预算

3.1.1项目立项时必须根据项目目标、实施进度制定相应的资金预算，合理规划、配置组织项目人力、财力和物力等资源。项目资金预算的制定，有利于控制开支，为有效运用资金提供决策依据。

3.1.2项目预算内容

1)项目预算必须写明计算依据、标准、数量、单位、付款进度等各项要素。

2)项目实施的各种费用预算应与活动/产出相对应并详细填列。

3)壹方慈善会法务财务部对项目预算审核要点：主要为检查项目是否存在计算错误，是否与项目计划相符合，是否在壹方慈善会年度预算范围内，是否符合资金管理规定和财务制度等。壹方慈善会项目执管部、评审委员会有责任协助受资助机构制定合理的、适当的预算并进行有效的审核工作。

3.2预算调整

项目实施过程中，项目执管部、受助机构或组织在必要情况下可以对项目预算进行修改，修改原则及办法参照《广西壹方慈善基金会项目管理制度》。

3.3项目签约

3.3.1受助对象为个人

项目实施前壹方慈善会应和受资助人签署《资助协议》。《资助协议》由项目执管部起拟，经壹方慈善会法务财务部审核后进行签署。

3.3.2受助对象为机构

若受助人为机构、组织的，需由受助机构、组织提交双方确认的《项目计划书》和项目预算，项目执管部根据项目情况起拟《项目资助协议》，经壹方慈善会法务财务部审核后进行签署。

《项目资助协议》应包含受资助对象详细银行账户信息（包括开户名称、开户行和银行账号），后期执行过程中，壹方慈善会法务财务部据此银行账户信息检查受资助对象的银行账户信息是否与协议相符，金额是否与预算一致，付款方式和余款处理是否符合资金管理规定等。

四、实施阶段

4.1资助款项拨付

法务财务部根据《项目资助协议》、项目预算、《项目计划书》结合项目实际进展情况，分批向受资助人/受助机构拨付项目资金 。资助款拨付分以下两种类型：

4.1.1首次拨付

首次拨付前，项目执管部填写《用款申请》，项目执管部负责人进行初审，财务人员对《用款申请》的金额与《项目资助协议》、《项目资金预算表》进行复核，复核无误后报秘书长审批。最后由出纳履行付款手续。

4.1.2非首次拨付

壹方慈善会法务财务部根据受助对象的不同，对申请拨付款项进行如下审核：

1） 受助对象为个人的，由项目执管部负责人进行初步审核，财务人员查阅历史拨付金额，结合《项目资金预算表》及《资助协议》约定款项拨付条件进行审核，审核无误报秘书长审批。最后安排出纳履行付款手续。

2） 受助对象为机构的，合作机构需提交书面申请，壹方慈善会财务监测小组对报告内容进行审核并出具《项目财务监测报告》（该报告需对合作机构以前拨付资金款项支付的真实性、款项使用的合规性，款项与项目计划、预算、活动开展等方面的相符性进行审核，必要时需前往合作机构进行实地了解）。项目执管部根据《项目财务监测报告》、《项目进展报告》、审核合作机构申请拨付款项的合理性和正确性，认可其申请金额后，由项目执管部填写《用款申请》报壹方慈善会法务财务部进行审核，法务财务部根据《项目资助协议》、《项目计划书》、《项目财务监测报告》、《项目进展报告》对申请款项进行复审，金额无误报秘书长审批，秘书长审批转出纳付款。

3） 款项申请审核过程中，若存在需解决的问题，双方应进行沟通协商达成共识，若受助机构未能针对有待解决的问题做出相应处理的，且双方未就达成有效共识的，壹方慈善会将不予拨款。细则参考《项目管理制度》。

4.2付款通知

出纳付款后，出纳需通过电子邮件向壹方慈善会的项目执管部负责人通知项目款项已支付完成，壹方慈善会项目负责人通过电子邮件向受助对象发送付款通知函，受助对象为个人的，项目执管部应在财务付款后20个工作日内完善《资助款支付回执》。受助对象为机构的，对方应在财务付款后20个工作日内提供正规发票。

五．项目财务监测

5.1监测组成员

项目财务监测小组由壹方慈善会项目执管部人员、财务人员组成。合作机构相关项目负责人及财务人员协助；

5.2项目财务监测

5.2.1 对受助机构的财务要求

1）财务制度的建立

受助机构应制定相对完整的费用报销制度、财务审批制度、现金管理制度、银行账户管理制度及资产管理制度，对壹方慈善会的项目资金应独立建帐或在机构帐目中设立单独的明细帐。

2）财务票据相关要求

所有财务单据和记录，包括帐本、报表、记帐凭证、发票和收据、结算清单、明细单、小票、附件等应妥善保存，以便财务检查和审计。所有项目支出的发票都应由经手人、项目负责人签字，如不能取得正式票据，须以文字说明费用用途、金额，并由收款方及经办人签字确认，项目负责人审批。

3）款项支付要求

①工资薪金补贴的支付

受助机构在项目预算中人员工资薪金或补贴，包括顾问费、专家费、工作补贴、工资等不应超过批准预算的人数、工作天数、标准、合计金额，如因项目活动变更需对原预算进行调整的参考壹方慈善会《项目管理制度》进行申请。

工资薪金及补贴的发放均应提供收款人签收回执：银行转账支付的，以银行回单作为依据；现金发放的，回执上需注明领款人所属机构、姓名、联系电话，并由领款人亲自签字并注明日期，不能代领。如编制多人的现金领取表，需有经手人和负责人签字确认。

②资金收付应尽量通过银行账户进行，单笔支出（非个人性报销）大于1000元的必须通过银行转账进行。

5.2.2 财务监测的依据

项目财务监测应当依据但不限于：项目计划书，项目资助与合作协议、项目预算、受资助机构提供的《项目进展报告》、《项目财务报告》并附项目财务支出明细、原始凭证等。

5.2.3财务监测的方式

财务监测小组或者委派第三方审计机构前往受资助机构办公所在地，查阅壹方慈善会所资助项目帐列开支情况、相关原始记账凭证等资料，对项目资金使用情况和项目财务管理状况进行全面的检查；

5.2.4财务监测的要点

检查原始票据是否真实有效，是否经过合适的审批，支出类项是否在本项目开支范畴内，支出金额和种类是否与原计划预算相符合，支出时间是否与原计划相符合，帐务处理是否符合财务规范等，有无挪用专项资金款的情况发生。

5.2.5财务监测的结果

根据项目财务监测的情况，项目财务监测小组或者聘请的第三方应当起草《项目财务监测报告》，对项目实施财务状况进行描述、分析和建议。《项目财务监测报告》经壹方慈善会的项目执管部、秘书处确认后发送受资助机构；

5.2.6财务监测结果反馈

受资助机构应对壹方慈善会的《项目财务监测报告》中提出的问题、意见及建议以书面方式进行回应，经双方协商达成共识，对需解决的问题予以解决后，方可进行下阶段付款；

《项目财务监测报告》所提出意见或建议符合项目资助与合作协议中暂停或终止项目条件的，或受资助机构未能针对壹方慈善会财务检查报告中所提出的意见和建议做出有效回应的，或合作双方未就此达成有效共识，壹方慈善会将暂停拨款。

六、 项目完结阶段

6.1 项目决算

1）资助项目完成后，受资助机构须在活动完结时1个月内出具《项目决算报告》，对项目预决算情况进行说明，详细阐述项目运作的全部开支情况。

《项目决算报告》提交壹方慈善会，项目财务监测小组对《项目决算报告》进行审核，对项目整体开支及预决算情况进行核查并出具《项目财务监测报告》。

2）预算、决算不符的项目，应做出书面差异分析。如有结余，应按投入比例如数退还本金，或由合作机构提交余款使用计划书面申请，壹方慈善会决定是否退还余款；如有超支，原则上由项目执管部或受资机构、组织自负。

6.2 预算外资金

如因项目完成质量明显未达到预期标准，壹方慈善会提出须进一步修改完善的，其费用由受资助方承担，壹方慈善会无义务追加预算外资助。

6.3项目评估

项目决算完结后项目执管部根据受助机构提供的《项目决算报告》、财务监测小组提供的《财务监测报告》，结合项目运作开展的具体情况，对项目进行终期评估。

七、附则

7.1 本制度自2018年7月1日起实施。

7.2 本制度解释权归壹方慈善会。

7.3 本制度每三年须进行回顾，全体员工参与讨论更新。